プライバシーポリシー
- 個人情報保護方針
- 情報セキュリティ基本方針
- 個人情報保護法等に基づく公表事項・利用目的等
- 特定個人情報取扱規程
- 組合員・利用者本位の業務運営に関する取組方針
- 組合員・利用者本位の業務運営に関する取組状況
- 経営者保証に関するガイドラインへの取組方針
個人情報保護方針
札内農業協同組合
代表理事組合長 西田 利幸
(平成17年4月1日：制定 令和4年3月23日：最終改定)
札内農業協同組合（以下「当組合」といいます。）は、組合員・利用者等の皆様の個人情報を正しく取扱うことが当組合の事業活動の基本であり社会的責務であることを認識し、以下の方針を遵守することを誓約します。
１．関連法令等の遵守
当組合は、個人情報を適正に取扱うために、「個人情報の保護に関する法律」（以下 「保護法」といいます。）その他、個人情報保護に関する関係諸法令および個人情報保護委員会のガイドライン等に定められた義務を誠実に遵守します。
個人情報とは、保護法第２条第１項、第２項に規定する、生存する個人に関する情報で、特定の個人を識別できるものをいい、以下も同様とします。
また、当組合は、特定個人情報を適正に取扱うために、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」といいます。）その他、特定個人情報の適正な取扱いに関する関係諸法令およびガイドライン等に定められた義務を誠実に遵守します。
特定個人情報とは、番号法２条第８項に規定する、個人番号をその内容に含む個人情報をいい、以下も同様とします。
２．利用目的
当組合は、個人情報の取扱いにおいて、利用目的をできる限り特定したうえ、あらかじめご本人の同意を得た場合および法令により例外として扱われるべき場合を除き、その利用目的の達成に必要な範囲内でのみ個人情報を利用します。ただし、特定個人情報においては、利用目的を特定し、ご本人の同意の有無に関わらず、利用目的の範囲を超えた利用は行いません。
ご本人とは、個人情報によって識別される特定の個人をいい、以下同様とします。利用目的は、法令により例外として扱われるべき場合を除き、あらかじめ公表するか、取得後速やかにご本人に通知し、または公表します。ただし、ご本人から直接書面で取得する場合には、あらかじめ明示します。
３．適正取得
当組合は、個人情報を取得する際、適正かつ適法な手段で取得いたします。
４．安全管理措置
当組合は、取扱う個人データ及び特定個人情報を利用目的の範囲内で正確・最新の内容に保つよう努め、また安全管理のために必要・適切な措置を講じ従業者および委託先を適正に監督します。
個人データとは、保護法第２条第６項で規定する、個人情報データベース等（保護法第２条第４項）を構成する個人情報をいい、以下同様とします。
５．匿名加工情報の取扱い
当組合は、匿名加工情報（保護法第２条第９項）の取扱いに関して消費者の安心感・信頼感を得られるよう、保護法の規定に従うほか、個人情報保護委員会のガイドライン、認定個人情報保護団体の個人情報保護指針等に則して、パーソナルデータの適正かつ効果的な活用を推進いたします。
６．第三者提供の制限
当組合は、法令により例外として扱われるべき場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人データを第三者に提供しません。
また、当組合は、番号法19条各号により例外として扱われるべき場合を除き、ご本人の同意の有無に関わらず、特定個人情報を第三者に提供しません。
７．機微（センシティブ）情報の取り扱い
当組合は、ご本人の機微（センシティブ）情報（要配慮個人情報並びに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療等に関する情報）については、法令等に基づく場合や業務遂行上必要な範囲においてご本人の同意をいただいた場合等を除き、取得・利用・第三者提供はいたしません。
８．開示・訂正等
当組合は、保有個人データにつき、法令に基づきご本人からの開示、訂正等に応じます。
保有個人データとは、保護法第２条第７項に規定するデータをいいます。
９．苦情窓口
当組合は、取扱う個人情報につき、ご本人からの質問・苦情に対し迅速かつ適切に取り組み、そのための内部体制の整備に努めます。
１０．継続的改善
当組合は、取扱う個人情報について、適正な内部監査を実施するなどして、本保護方針の継続的な改善に努めます。
情報セキュリティ基本方針
札内農業協同組合
代表理事組合長 西田 利幸
（平成17年4月1日：制定 令和5年6月23日：最終改定）
札内農業協同組合は、組合員・利用者等の皆様との信頼関係を強化し、より一層の安心とサービスを提供するため、組合内の情報およびお預かりした情報のセキュリティの確保と日々の改善に努めることが当組合の事業活動の基本であり、社会的責務であることを認識し、以下の方針を遵守することを誓約します。
- 当組合は、情報資産を適正に取扱うため、コンピュータ犯罪に関する法律、不正アクセス行為の禁止に関する法律、IT基本法その他の情報セキュリティに関係する諸法令、および農林水産大臣をはじめ主務大臣の指導による義務を誠実に遵守します。
- 当組合は、情報の取扱い、情報システムならびに情報ネットワークの管理運用にあたり、適切な人的（組織的）・物理的・技術的安全管理措置を実施し、情報資産に対する不正な侵入、紛失、漏洩、改ざん、破壊、利用妨害などが発生しないよう努めます。
- 当組合は、情報セキュリティに関して、業務に従事する者の役割を定め、情報セキュリティ基本方針に基づき、組合全体で情報セキュリティを推進できる体制を維持します。
- 当組合は、万一、情報セキュリティを侵害するような事象が発生した場合、その原因を迅速に解明し、被害を最小限に止めるよう努めます。
- 当組合は、上記の活動を継続的に行うと同時に、新たな脅威にも対応できるよう、情報セキュリティマネジメントシステムを確立し、維持改善に努めます。
個人情報保護法等に基づく公表事項・利用目的等
個人情報保護に関する法律等に基づき、公表または本人が容易に知り得る状態に置くべきものと定めている事項および業界団体の自主ルールにより公表すべきこととしている事項を、以下に掲載させていただきますので、ご覧くださいますようお願い申し上げます（用語等は当農業協同組合（以下「当組合」といいます。）の個人情報保護方針［ここをクリックしてください］と同一です）。
札内農業協同組合
代表理事組合長 西田 利幸
(平成17年4月1日制定 令和4年10月25日：最終改定)
１．当組合が取り扱う個人情報の利用目的
（保護法18条1項関係）
次のとおりです（後記３以下も併せてご覧ください）。なお、個人情報の利用目的が、法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外で利用致しません。
個人情報を取得する際の利用目的（法第18条1項関係）
※この利用目的は、「ＪＡにおける『個人情報保護の係る規程類』」の「個人情報保護法等に基づく公表事項等」の「１．当組合が取扱う個人情報の利用目的」として掲載する内容を例示したものである。
なお、一般的に考えられるものを例示したものであるので、各ＪＡにおいては個人情報資産の洗い出しの結果等に基づき、自らの利用実態等を踏まえ各事業の利用目的を適切に設定すること。
| 事業分野 | 利用目的 |
|---|---|
| 信用事業(注1) |
|
| うち与信業務(信用事業以外の与信を含む) |
|
| 共済事業 |
|
| 購買事業(注3) |
|
| 農畜産物委託販売事業 (注4) |
|
| 営農指導 |
|
|
宅地等供給事業 (注5) |
|
| 損害保険代理業 |
|
| 受託業務 |
|
| 組合員管理 |
|
| 採用・雇用管理 |
|
(注1) 日本標準産業分類の農林水産金融業に相当する事業
(注2) 当組合が提供する商品・サービスとは、当組合が行っている全ての事業に係る商品・サービスをいい、以下の各項目において同じです。
(注3) 同分類の各種の小売業に相当する事業
(注4) 同分類の農畜産物卸売業に相当する事業
(注5)同分類の不動産取引業（土地・建物売買業、不動産代理・仲介業、不動産賃貸業・管理業）に相当する事業
２．当組合が取扱う保有個人データに関する事項（法２７条１項関係）
次のとおりです。
(1)当該個人情報取扱事業者（当組合）の名称 札内農業協同組合
(2)すべての保有個人データの利用目的
特定個人情報を取得する際の利用目的（保護法第18条1項関係）
※この利用目的は、「ＪＡにおける『個人情報保護の係る規程類』」の「個人情報保護法等に基づく公表事項等」の「１．当組合が取扱う個人情報の利用目的」として掲載する内容を例示したものである。
なお、一般的に考えられるものを例示したものであるので、各ＪＡにおいては特定個人情報資産の洗い出しの結果等に基づき、自らの利用実態等を踏まえ各事業の利用目的を適切に設定すること。
また、ＪＡが個人番号関係事務の委託を受ける場合には、委託契約に基づき特定個人情報を利用する（例：ＪＡが子会社の個人番号関係事務の委託を受ける場合）。委託された個人番号関係事務に関しては当利用目的に必ずしも記載する必要はない。
| 事務の名称 | 利用目的 |
|---|---|
|
組合員等に係る 個人番号関係事務 |
出資配当金に関する支払調書作成事務 金融商品取引に関する法定書類作成事務 金融商品取引に関する口座開設の申請・届出事務 非課税貯蓄制度等の適用に関する事務 贈与税非課税措置に関する事務 預貯金口座付番に関する事務 共済契約に関する支払調書作成事務 |
| 取引先等に係る個人番号関係事務 | 報酬・料金等に関する支払調書作成事務 不動産の使用料等に関する支払調書作成事務 |
| 労働保険事務組合に係る個人番号 関係事務 |
新規被雇用者に係る雇用保険届出・申請・請求事務 在職者に係る雇用保険届出・申請・請求事務 |
当組合の保有個人データの利用目的（法第24条第1項2号関係）
※この利用目的は、「ＪＡにおける『個人情報保護の係る規程類』」の「個人情報保護法等に基づく公表事項等」の「２．当組合が取扱う保有個人データに関する事項」として掲載する内容を例示したものである。
なお、複数の保有個人データを一体的なデータベースで管理している場合には、そのデータベースとしての利用目的を、当該データベースと区分してデータベース化されて管理されている場合には、その保有個人データの管理区分ごとにその区分に属する保有個人データの利用目的を記載する。
| データベース等の種類 | 利用目的 |
|---|---|
| 組合員名簿 |
|
|
信用事業に 関するデータベース |
|
|
共済事業に 関するデータベース |
|
|
営農指導に 関するデータベース |
|
| 経済事業に関するデータベース |
|
| 統合情報データベース |
|
|
個人番号に 関するデータベース |
|
(注）ご不明な点につきましては、ご本人さまからのお申出により遅滞なくご回答させていただきます。
(3)開示等の求めに応じる手続
保有個人データにかかる開示等の求めに応じる手続は、以下の通りです。なお、当組合が行うダイレクトメールや電話によるご案内等について、ご本人または代理人の方から利用停止のお申し出があった場合には、ただちにダイレクトメールや電話によるご案内のための個人情報の利用を中止いたします。
(i) 開示等の求めのお申出先
当組合の保有個人データに関する開示等のお求めは、つぎの窓口までお申出下さい。
なお、お取引内容等に関するご照会は、それぞれのお取引窓口にお尋ね下さい。
窓口 管理部管理課
(ii)開示等の求めに際して提出すべき書面の様式，その他開示等の求めの方式
窓口 管理部管理課
(iii)開示等の求めをする者がご本人又はその代理人であることの確認の方法
窓口 管理部管理課
(iv) 利用目的の通知または開示を求める際の手数料の額および徴収方法
窓口 管理部管理課
(4)保有個人データの取り扱いに関し当組合が設置する苦情のお申出先窓口
窓口 管理部管理課
(5)当組合が対象事業者である認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決のお申出先
窓口 管理部管理課
３．個人信用情報機関およびその加盟会員による個人情報の提供・利用について
(1) 当組合は、個人信用情報機関およびその加盟会員（当組合を含む。）による個人情報の提供・利用について、申込書・契約書等により、下記のとおり個人情報保護法第23条第1項に基づくお客様の同意をいただいております。
① 当組合が加盟する個人信用情報機関および同機関と提携する個人信用情報機関にお客様の個人情報（当該各機関の加盟会員によって登録される契約内容、返済状況等の情報のほか、当該各機関によって登録される不渡情報、破産等の官報情報等を含む。）が登録されている場合には、当組合がそれを与信取引上の判断（返済能力または転居先の調査をいう。ただし、農業協同組合及び農業協同組合連合会の信用事業に関する命令第１４条の４等により、返済能力に関する情報については返済能力の調査の目的に限る。以下同じ。）のために利用すること。
② 下記の個人情報（その履歴を含む。）が当組合が加盟する個人信用情報機関に登録され、同機関および同機関と提携する個人信用情報機関の加盟会員によって自己の与信取引上の判断のために利用されること。
登録情報 |
登録期間 |
|---|---|
氏名、生年月日、性別、住所（本人への郵便不着の有無等を含む。）、電話番号、勤務先等の本人情報 |
下記の情報のいずれかが登録されている期間 |
借入金額、借入日、最終返済日等の契約の内容およびその返済状況（延滞、代位弁済、強制回収手続、解約、完済等の事実を含む。） |
契約期間中および契約終了日（完済していない場合は完済日）から５年を超えない期間 |
当組合が加盟する個人信用情報機関を利用した日および契約またはその申込みの内容等 |
当該利用日から１年を超えない期間 |
不渡情報 |
第１回目不渡は不渡発生日から６か月を超えない期間、取引停止処分は取引停止処分日から５年を超えない期間 |
官報情報 |
破産手続開始決定等を受けた日から １０年を超えない期間 |
登録情報に関する苦情を受け、調査中である旨 |
当該調査中の期間 |
本人確認資料の紛失・盗難等の本人申告情報 |
本人から申告のあった日から５年を超えない期間 |
(2) 当組合は、当組合が加盟する個人信用情報機関において、下記のとおり個人情報保護法第23条第5項第3号に基づく個人データの共同利用を行っております。ただし、個人情報保護法（旧法）が全面施行された平成17年4月1日後の契約については、前記（1）に記載のとおり、お客様の同意をいただいております。
① 共同利用される個人データの項目
官報に掲載された情報（氏名、住所、破産等の旨、日付等）
② 共同利用者の範囲
全国銀行個人信用情報センターの会員および全国銀行協会
（注）全国銀行個人信用情報センターは全国銀行協会が設置、運営する個人信用情報機関で、その加盟資格は次のとおりです。
ア．全国銀行協会の正会員
イ．上記ア以外の銀行または法令によって銀行と同視される金融機関
ウ．政府関係金融機関またはこれに準じるもの
エ．信用保証協会法（昭和２８年８月１０日法律第１９６号）に基づいて設立された信用保証協会
オ．個人に関する与信業務を営む法人で、上記アからウに該当する会員の推薦を受けたもの
③ 利用目的
全国銀行個人信用情報センター会員における自己の与信取引上の判断
④ 個人データの管理について責任を有する者の名称
全国銀行協会
(3) 上記のほか、上記の個人情報は、その正確性・最新性維持、苦情処理、個人信用情報機関による加盟会員に対する規則遵守状況のモニタリング等の個人情報の保護と適正な利用の確保のために必要な範囲内において、個人信用情報機関およびその加盟会員によって相互に提供または利用される場合があります。
(4) 上記の個人信用情報機関は次のとおりです。各機関の加盟資格、会員名等は各機関のホームページに掲載されております。なお、個人信用情報機関に登録されている情報の開示は、各機関で行います。（当組合ではできません。）
① 当組合が加盟する個人信用情報機関
全国銀行個人信用情報センター http://www.zenginkyo.or.jp/pcic/index.html
〒100-0005 東京都千代田区丸の内2-5-1
Tel 03-3214-5020（携帯電話の場合）
0120‐540‐558（フリーダイヤル）
主に金融機関とその関係会社を会員とする個人信用情報機関
② 同機関と提携する個人信用情報機関
（株）日本信用情報機 http://www.jicc.co.jp
〒101-0042 東京都千代田区神田東松下町41-1
Tel 0570-055-955
主に貸金業、クレジット事業、リース事業、保証事業、金融機関事業等の与信事業を営む企業を会員とする個人信用情報機関
（株）シー・アイ・シー http://www.cic.co.jp
〒160-8375 東京都新宿区西新宿1-23-7新宿ファーストウエスト15階
Tel 0120-810-414
0570-666-414（携帯電話の場合）
主に割賦販売等のクレジット事業を含む企業を会員とする個人信用情報機関
４．第三者提供に関するオプトアウト制度の事項（保護法23条2項関係）
保護法23条2項は、第三者に提供される個人データ（機微情報は除きます）について、ご本人の求めに応じてご本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、あらかじめ、①第三者への提供を利用目的とすること、②第三者に提供される個人データの項目、③第三者への提供の手段または方法、④ご本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること、⑤ご本人の求めを受け付ける方法につき、ご本人が容易に知り得る状態においているときおよび個人情報保護委員会に届け出たときは、個人データを第三者に提供することができることを定めています。
この規定に基づき、当組合では、宅地・建物の不動産取引に関する個人データについては、その取引の仲介・斡旋等のために第三者に提供することとしていますので、詳しい内容はお取引の窓口におたずね下さい。
５．共同利用に関する事項（保護法２３条４項３号関係）
保護法23条5項3号は、第三者提供の例外として、個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨および一定の事項を本人が容易に知り得る状態に置いているときは、第三者提供にいう「第三者」に該当せず、あらかじめご本人の同意を得ないで、その共同利用者に個人データを提供できることを定めています。
この規定に基づき、当組合が共同して利用する場合については次のとおりです。
(1) 全国共済農業協同組合連合会との間の共同利用
① 共同利用する個人データの項目
・氏名、性別、生年月日、住所、電話番号、資産その他の基本情報
・共済契約内容、契約関係者氏名、告知内容、事故報告その他の共済契約関連情報
・決済口座、掛金払込、共済金等支払の取引内容その他の取引関連情報
・その他共同利用する者の利用目的のために必要な情報
② 共同利用する者の範囲
当組合及び全国共済農業協同組合連合会
③ 共同利用する者の利用目的
・共済契約引受の判断
・共済契約の継続・維持管理
・共済金等の支払
・約款等に定める契約の履行その他契約者サービス
・市場調査及び当組合が提供する商品・サービスの開発・研究
・業務遂行に必要な範囲で行う業務提携先等への提供
・当組合の提供する商品・サービスに関する各種の情報のご提供等
④ 個人データの管理について責任を有する者
当組合
(2) 北海道信用農業協同組合連合会および農林中央金庫との間の共同利用
①共同利用するデータの項目
・氏名、性別、年齢、続柄、生年月日、住所、電話番号、職業、勤務先等
・借入金残高、貯金残高等、信用事業取引の内容がわかる情報等
②共同して利用する者の範囲
・当組合
・北海道信用農業協同組合連合会
・農林中央金庫
③共同利用する者の利用目的
・ＪＡバンクグループとしての金融機能不正利用防止に向けた取り組み
④個人データの管理について責任を有する者
・当農業協同組合
(3) 土地改良区等との間の共同利用
（※産地づくり支援農地情報整備促進事業等により農地情報に係るデータの整備、農地情報の相互利用のためのシステム導入等、共同利用する場合には、必要な内容を記載する。以下の記載例はその一例である。）
① 共同利用する個人データの項目
・農地の地番、地目、地質、作目、地権者の権利関係
・農家世帯主名、住所・電話番号
・作付計画その他規模拡大等農業経営に関する意向
② 共同利用する者の範囲
当組合、市町村、土地改良区、農業委員会
③ 共同利用する者の利用目的
・地域の農業ビジョンの策定
・農作業受委託事務
・農地の集団化、作業計画等の調整
・権利移動の調整
・適地・適作の促進等の支援
④ 個人データの管理について責任を有する者
当組合
(4）北海道農業信用基金協会等との共同利用
① 共同利用する個人データの項目
・氏名、性別、年齢、続柄、生年月日、住所、電話番号、職業、勤務先、家族構成、住居状況等の属性に関する情報
・契約の種類、申込日、契約日、商品名、契約額、毎月の支払金額、支払方法、振替口座等の契約に関する情報
・支払開始後の利用残高、月々の支払状況等取引の現状および履歴に関する情報（代位弁済後の求償権、裁判・調停等により確定した権利、完済等により消滅した権利およびこれらの権利に付随した一切の権利等に関する情報を含む。）
・支払能力を調査するため、または支払途上における支払能力を調査するための資産、負債、収入、支出、事業の計画・実績および下記②に掲げる共同利用先との取引状況に関する情報
・取引上必要な、本人・資格の確認の提示等を受けた運転免許証、パスポート、住民票の写しまたは記載事項証明書等により得た本人・資格確認のための情報（センシティブ情報を除く。）
② 共同して利用する者の範囲
当組合、北海道農業信用基金協会、独立行政法人農林漁業信用基金および社団法人全国農協保証センター
③ 共同利用する者の利用目的
・借入契約および債務保証委託契約に関連する全ての与信判断ならびに与信後の管理
・代位弁済後の求償権の管理
・裁判・調停等により確定した権利の管理
・完済等により消滅した権利の管理
・上記権利に付随した一切の権利等に関する管理
④ 個人データの管理について責任を有する者
当組合
(5）手形交換所等との間の共同利用
手形・小切手が不渡となりますと、手形所持人や取引銀行等に多くの弊害を与えることになります。
このため、手形・小切手の円滑な流通を確保する等の観点から、手形・小切手が不渡となり、取引停止処分となったときは、一定期間取引を差し控える等の措置をとっております。
つきましては、不渡となった手形・小切手の振出人または引受人であるお客様および当座取引開始をご相談されたお客様の個人データについては、手形交換所等に提供され、参加金融機関等で下記①に掲げる情報の還元や当座取引開設のご相談時の取引停止処分者の照会において共同利用を行っておりますので、ご承知おきくださいますようお願い申し上げます。
① 共同利用する個人データの項目
不渡となった手形・小切手の振出人（為替手形については引受人です。以下同じです。）および当座取引開設の依頼者にかかる情報で、次のとおりです。
ア．当該振出人の氏名（法人であれば名称・代表者名・代表者肩書）
イ．当該振出人について屋号があれば、当該屋号
ウ．住所（法人であれば所在地）（郵便番号を含みます。）
エ．当座取引開設の依頼者の氏名（法人であれば名称・代表者名・代表者肩書。屋号があれば当該屋号）
オ．生年月日
カ．職業
キ．資本金（法人の場合に限ります。）
ク．当該手形・小切手の種類および額面金額
ケ．不渡報告（第１回目不渡）または取引停止報告（取引停止処分）の別
コ．交換日（呈示日）
サ．支払金融機関（部・支店名を含みます。）
シ．持出金融機関（部・支店名を含みます。）
ス．不渡事由
セ．取引停止処分を受けた年月日
ソ．不渡となった手形・小切手の支払金融機関（店舗）が参加している手形交換所および当該手形交換所が属する銀行協会
（注）上記ア～ウにかかる情報で、不渡となった手形・小切手に記載されている情報が支払金融機関に届けられている情報と相違している場合には、当該手形・小切手に記載されている情報を含みます。
② 共同して利用する者の範囲
各地手形交換所、各地手形交換所の参加金融機関、全国銀行協会が設置・運営している全国銀行個人情報信用情報センターおよび全国銀行協会の特別会員である各地銀行協会（各地銀行協会の取引停止処分者照会センターを含みます。）
（注）共同利用者の範囲の詳細につきましては、全国銀行協会のホームページ
http://www.zenginkyo.or.jp/abstract/clearing/
をご覧下さい。
③ 共同利用する者の利用目的
手形・小切手の円滑な流通の確保および金融機関における自己の与信取引上の判断
④ 個人データの管理について責任を有する者
不渡となった手形・小切手の支払銀行（店舗）が参加している手形交換所が所在する地域の銀行協会
６．当組合が作成した匿名加工情報に関する事項（保護法第36条第3項関係）
〇匿名加工情報として作成した項目
該当ありません７．備考
当組合が、ご本人への通知、ご利用約款等のご承認の方法により、別途、利用目的等を個別に示させていただいた場合等には、その個別の利用目的等の内容が、以上の記載に優先させていただきますことにつき、ご了承ください。
特定個人情報取扱規程
（制定：平成27年10月23日 令和4年3月23日：最終改定）
第１章 総則
（目的）
第１条 この規程は、当組合の個人情報保護方針に基づく特定個人情報の取扱いの基本事項を定めたもので、特定個人情報の保護と適正な利用を図ることを目的とする。
なお、当組合における個人情報の取扱いについては、「個人情報取扱規程」およびその下位規程に定めるものとし、個人情報のひとつである特定個人情報の取扱いがこれらの規程と異なる事項について、本規程で定めるものとする。
（定義）
第２条 この規程において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
１ 個人番号
行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下「番号法」という。）第２条第５項に規定する個人番号をいう。
２ 特定個人情報
番号法第２条第８項に規定する特定個人情報をいう。
３ 特定個人情報ファイル
番号法第２条第９項に規定する特定個人情報ファイルをいう。
４ 個人番号関係事務
番号法第２条第１１項に規定する個人番号関係事務をいう。
第２章 特定個人情報の取扱い
（特定個人情報を取扱う事務の範囲）
第３条 当組合が特定個人情報を取扱う事務の範囲は、番号法に基づき、その他法令で認められた事務を除き、次に掲げるものに限定する。
１ 組合員等に係る個人番号関係事務
・出資配当金に関する支払調書作成事務
・金融商品取引に関する法定書類作成事務
・金融商品取引に関する口座開設の申請・届出事務
・非課税貯蓄制度等の適用に関する事務
・贈与税非課税措置に関する事務
・預貯金口座付番に関する事務
・共済契約に関する支払調書作成事務
２ 取引先等に係る個人番号関係事務
・報酬・料金等に関する支払調書作成事務
・不動産の使用料等に関する支払調書作成事務
３ 従業員等に係る個人番号関係事務
・源泉徴収票作成事務
・扶養控除等(異動)申告書、保険料控除申込書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務
・退職所得に関する申告書作成事務
・財形届出事務
・雇用保険届出・申請・請求事務
・健康保険・厚生年金保険届・申請・請求事務
４ 労働保険事務組合として事業主から委託を受けて行う個人番号関係事務
・雇用保険届出・申請・請求事務
（特定個人情報等の範囲の明確化）
第４条 第３条に定める特定個人情報を取扱う事務において、使用される個人番号および個人番号と関連付けて管理される個人情報の範囲は、以下に定める通りとする。
対象者 |
個人番号関係事務 |
特定個人情報等の範囲 |
|---|---|---|
組合員等 |
・出資配当金に関する支払調書作成事務 |
個人番号、組合員番号等 |
・金融商品取引に関する法定書類作成事務 |
個人番号、顧客番号等 |
|
取引先等 |
・報酬・料金等に関する支払調書作成事務 |
個人番号、取引先番号等 |
従業員等 |
・源泉徴収票作成事務 |
個人番号、役職員番号等 |
労働保険事務組合への委託事業主 |
・新規被雇用者に係る雇用保険届出・申請・請求事務 |
個人番号、組合員番号、被保険者番号等 |
（事務取扱担当者の明確化）
第５条 「個人情報取扱規程」に定める部門管理者（以下、「部門管理者」という。）は、第３条に定める事務に従事する事務取扱担当者を明確に定める。
（特定個人情報の利用目的の特定）
第６条 当組合が取得する特定個人情報の利用目的は、第３条に定めた事務の範囲内において、本人が、自らの個人番号がどのような目的で利用されるのかを一般的かつ合理的に予想できる程度に具体的に特定するものとする。
（特定個人情報の利用の制限）
第７条 当組合における特定個人情報の利用は、第６条で特定した利用目的の範囲内において利用するものとする。
② 当組合は、激甚災害時等に金銭の支払いを行う場合および人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合を除き、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならない。
（特定個人情報ファイルの作成の制限）
第８条 特定個人情報ファイルは、第３条に定める事務を実施するために必要な範囲に限って作成することができ、この範囲を超えて特定個人情報ファイルを作成してはならない。
（提供の要求および提供を求める時期）
第９条 当組合は、第３条に定める事務の実施に必要な範囲内および国の機関が法令の定める事務を遂行することに協力する場合において、本人又は他の個人番号関係事務実施者もしくは個人番号利用事務実施者に対し、個人番号の提供を求めることができる。
② 個人番号の提供の求めは、個人番号関係事務が発生した時点で行うことが原則であるが、個人番号関係事務の発生が予測される場合には、契約を締結した時点等の当該事務の発生が予想できた時点で個人番号の提供を求めることができる。
③ 契約内容等から、個人番号関係事務が明らかに発生しないと認められる場合には、個人番号の提供を求めてはならない。
（提供の求めの制限）
第10条 当組合は、第９条１項に該当する場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
（本人確認の実施）
第11条 当組合は、個人番号の提供を受けるにあたり、番号法第16条に定める方法により、本人確認を行わなければならない。本人確認の手続きについては、細則に定めるものとする。
第３章 特定個人情報の適正管理
（収集および保管制限）
第12条 当組合は、第９条１項で定めた範囲に限り、特定個人情報を収集、保管することができる。
② 保管している特定個人情報が保管期間を経過した場合および第３条の事務を遂行する必要がなくなった場合は、速やかに特定個人情報を廃棄、又は削除しなければならない。なお、保管を継続する場合は、その個人番号部分を復元できない程度にマスキング又は削除するものとする。
（安全管理措置）
第13条 当組合は、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止等、特定個人情報の管理のため、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければならない。実施すべき安全管理措置については、「個人情報取扱規程」第13条の「個人データ」を「特定個人情報」と読み替えて適用するものとする。
② 特定個人情報の運用状況及び取扱い状況に係る安全管理措置の評価を定期的に行い、見直し及び改善を行うものとする。
（委託先の監督）
第14条 当組合は、個人番号の取扱いを含む業務を委託した者に対し、特定個人情報の適切な安全管理措置が講じられるよう、必要かつ適切な監督を行わなければならない。再委託、再々委託等についても同様とする。なお、委託先との契約に定めるべき事項については、細則に定めるものとする。
（第三者提供の制限）
第15条 当組合は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を第三者に提供してはならない。なお、「個人情報取扱規程」第16条に定める共同利用についても、ここで定める第三者提供と同様の取扱いとする。
（第三者提供の停止）
第16条 本人から、番号法第19条各号に違反して第三者に提供されているという理由によって、特定個人情報の第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該特定個人情報の第三者への提供を停止しなければならない。
（特定個人情報の漏えいその他番号法違反又は番号法違反のおそれが発覚した場合の対応）
第17条 特定個人情報の漏えいその他番号法違反又は番号法違反のおそれが発覚した場合の対応については、「個人情報取扱規程」第28条の「個人情報の取扱いに関して法違反又は法違反のおそれ」を「特定個人情報の漏えいその他番号法違反又は番号法違反のおそれ」と読み替えて適用する。
② 特定個人情報の漏えいその他番号法違反又は番号法違反のおそれのうち、番号法第28条の4に規定する特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報の漏えいその他の特定個人情報の安全の確保に係る重大な事態に該当する事案等については、個人情報保護委員会への報告をしなければならない。
